Project managing: Drive e Calendar, la bellezza della semplicità

Posted by / 12 aprile 2018 / Categories: Internet & New Media / 0 Comments

Per gestire un progetto lavorativo o digitale, ormai, agenda e telefono non sono più sufficienti: chiunque abbia a che fare con la comunicazione utilizza tool di project managing: ne abbiamo elencati alcuni tra i più noti e apprezzati in questo articolo .
Anche Mr. Google, però, dall’alto della sua esperienza, ci offre la possibilità di ottenere un bilanciamento perfetto di due tra le risorse free più utilizzate nel mondo digitale, che consentono di mantenere un ottimo controllo sulle task, sul rispetto delle tempistiche. In più sono gratuiti, e quindi perfetti per bilanciare operatività e budget: Google Calendar e Drive!

Google Calendar: le funzioni più “skillate”

Potremmo sicuramente dire che Calendar è una risorsa piena di sorprese: se dovessimo fare una breve panoramica di tutto ciò che ci consente, potremmo dire che è possibile creare un calendario in cui inserire i punti salienti del progetto, le scadenze e i promemoria e condividerlo con il team.

Ma c’è molto di più:

  • La funzione offline: basta settare le impostazioni su “offline” del calendar. Perfetto per quelle evenienze non così rare in cui avere a disposizione una wifi è pressoché impossibile!
  • L’aggiornamento con mail e sms: sempre tramite le impostazioni, possiamo inserire il nostro indirizzo Gmail e il nostro numero di telefono, per ricevere notifiche sugli eventi imminenti.
  • La possibilità di stampare il calendario in PDF: copy smemorato? Grafico ancora ancorato al buon vecchio cartaceo? Ecco come ottenere un pratico calendario in PDF tutto da evidenziare e da tenere sulla propria scrivania.
  • Funzione ricerca: devi spostare un appuntamento, ma non riesci a trovarlo? Usa la barra in alto a destra, e ricerca il tuo evento in maniera velocissima.
  • Project managing per emisferi (geograficamente) opposti: Calendar ti fornisce un modo semplice per gestire un team di persone che lavorano in fusi orari diversi: ti basterà sovrapporre i calendari dei membri del team per verificare quando sono tutti disponibili per meeting e call.

Google Drive: uno per tutti, tutti per uno

Google Drive: non è un semplice insieme di folder – o cartelle, che dir si voglia -.

Al suo interno, infatti, esiste un mondo di possibilità, per gestire un progetto nei suoi contenuti – l’anima – tra grafiche, copy, file Excel, video storage e molto altro:

  • creare cartelle è facile proprio come crearle da Desktop;
  • hai la possibilità di condividere le tue cartelle con i collaboratori più adatti, semplicemente cliccando su “condividi”, e inserendo il loro indirizzo mail;
  • nelle cartelle puoi non solo caricare file di qualsiasi tipo, ma puoi creare documenti di testo e worksheet direttamente con i Google Docs;
  • condivisione e Google docs = modifiche in tempo reale, fatte anche a più mani. Così, se dopo un briefing c’è quella cosetta da cambiare, lo si può fare subito, in team, condividendo immediatamente il risultato.

Questi strumenti, non sono solo altamente intuitivi, ma sono anche gratuiti. Infatti – oltre all’immensa costellazione di quelli che sono i tool Google per semplificare le giornate lavorative e i carichi di lavoro – è possibile gestire le attività di project managing anche quando i budget per operare sono, come a volte può succedere, ridotti all’osso.

Come combinare Google Calendar e Drive assieme?

Molto semplice: possiamo descrivere, all’interno del singolo giorno di Calendar, appunti, note e… inserire link. Vogliamo sincronizzare il materiale per un meeting all’interno di Calendar, quindi? Non ci resta che copiare il link della cartella che desideriamo dal Drive, incollandolo all’interno delle note di Calendar.
Un gioco da ragazzi, perfetto sia per chi si sta approcciando al project management, sia per chi ha necessità si un’alternativa a tutti quei tool così laboriosi, a volte dispendiosi, e desidera uniformare il proprio lavoro attraverso una piattaforma unica, per  un punto chiaro e condiviso della situazione.

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