Obiettivo project managing: 4 tool gratuiti (o quasi) per un 2018 all’insegna dell’organizzazione

Posted by / 24 Novembre 2017 / Categories: Creatività, Graphic Design, Internet & New Media / 0 Comments

4 tool gratuiti (o quasi) per organizzare il tuo lavoro

“Organizzazione: or·ga·niẓ·ẓa·zió·ne/ L’attività o l’ente che corrisponde in modo sistematico alle esigenze di funzionalità e di efficienza di una impresa per lo più collettiva.”
Una definizione chiara, quella fornita dal dizionario.

Ma, è davvero così facile, poi, tradurre le azioni in realtà?
Un team creativo, infatti, è composto da talenti, inclinazioni e mood differenti. E la buona riuscita di un progetto sta proprio nell’intersecare tutte queste particolarità all’interno di un flusso di lavoro ottimizzato, rispettoso delle tempistiche e, soprattutto, organizzato: il project managing resta il segreto per convogliare la creatività nel giusto flusso, rispettando obiettivi e scadenze; in particolare, in fase di planning.
Il 2018 è agli sgoccioli, e siamo quasi in tempi di buoni propositi: proprio in questi giorni, abbiamo studiato alcuni strumenti di gestione del team e di project management. Ognuno di noi ha votato il suo preferito… compreso Leopoldo, il nostro direttore creativo!

Asana: il Nirvana del project management

Creato da Dustin Moskovitz, ex socio di Mark Zuckerberg, Asana è disponibile solo in lingua inglese, ma i colori pastello che infondono relax, l’uso dei tag, la creazione di progetti come vere e proprie schede da compilare attraverso un campo di testo dall’usabilità sorprendente, la possibilità di settare la data di completamento della singola task, fino alla possibilità di assegnare compiti alle diverse figure del team e commentare ogni attività, sono peculiarità che ci sono piaciute fin da subito.
Con Asana, l’organizzazione è naturale e rapida: l’app web, inoltre, offre alcuni “tasti di scelta rapida” molto utili per rendere l’elaborazione dei singoli progetti ancora più veloce.

Asana è il tool preferito da Paola, Art Director, e da Camilla e Marco i senior: “non ci perdiamo nessuna notifica, e possiamo usarlo sia individualmente, per la gestione quotidiana del lavoro di ognuno, che in team. Dà il meglio da desktop, ma anche l’app non è niente male. Abbiamo usato la versione free: decisamente performante!”

Trello: old but good

Trello è un’app di project managing ormai storica e che, come Asana, porta una firma molto particolare: quella del sistema Kanban, sviluppato in Toyota per mantenere alti i livelli di produzione e di flessibilità tra i vari progetti.

Trello è gratuito, e si compone di un sistema di schede, elenchi e cards: un vero e proprio sistema a livelli che consente ai singoli o all’intero team di tenere traccia di un progetto a partire dal pannello di amministrazione e gestione, in maniera forse non così semplice, ma piuttosto giocosa. Ogni componente del team, infatti, può assegnare cards agli altri componenti del gruppo, lasciare messaggi e, soprattutto, segnalare lo stato di attività delle varie task:

  • To do: è lo stato di partenza di ogni attività;
  • Doing: lo stato di lavorazione delle varie task;
  • Done: attività completate, che possono essere archiviate alla fine di ogni progetto o in base a ogni periodo.

Il preferito di Sara, SEO e Social: “è l’ideale per monitorare i progetti, il loro divenire, e i risultati che portano. In particolare, se si tratta di SEO”. Ma anche di Leopoldo, il nostro Art a quattro zampe, che ha dimostrato di apprezzare per monitorare il livello di giochi, coccole e crocchettine necessari per affrontare ogni progetto con la giusta concentrazione!

Google Calendar: il classico che non ti aspetti

Il nuovo layout Calendar è sbarcato in Italia lo scorso 17 ottobre, e si è rivelato essere una sorpresa molto piacevole: per ottenere questa nuova visualizzazione basta collegarsi al proprio account Google, selezionare Calendar e cliccare – una volta aperto il tool – sul bottoncino “passa alla nuova visualizzazione” ed eseguire, così, in automatico, l’upgrade. Google Calendar ci presenta una nuova leggibilità, più user friendly, pulita e attuale, grazie alle icone più grandi e agli spazi di scrittura resi agevoli. Le novità, poi, si svelano nei dettagli, con la possibilità di inserire e sincronizzare cartelle Google Drive e documenti Google Docs, e su cui tutto il team può lavorare anche contemporaneamente. Il tutto rigorosamente free!

Google Calendar è il tool preferito da Marta e Gabriele, video riprese e montaggio: uno strumento chiaro, lineare ed efficace da ogni dispositivo. Ideale per chi deve lavorare con il massimo della semplicità, anche fuori dall’ufficio.

Flow: la novità in termini di project managing per chi non sa stare senza Iphone e Mac!

Uno degli strumenti di project management più belli in circolazione, probabilmente, è proprio Flow: un sistema per pianificare ed eseguire progetti di team anche piuttosto complessi. Flow, infatti significa “flusso” e ti consente di creare attività, commentarle, aggiungere elenchi, taggare e assegnare compiti agli altri.

La caratteristica di Flow, però, è quella di essere stato creato per Apple: l’app per iPhone viene aggiornata regolarmente e l’app Mac Companion è l‘ideale aggiungere facilmente attività e visualizzare aggiornamenti ovunque tu sia, anche offline. Non si tratta di una risorsa free, ma il suo costo è di 99 dollari all’anno, po-co più di 80 euro, senza limitazioni, e ha una prova gratuita di 14 giorni.

Il preferito di Pier, project manager di Siks ADV: chi ama Iphone trova pane per i suoi denti!

Diverse caratteristiche, ruoli differenti, e un unico obiettivo: un 2018 all’insegna della progettualità!

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